Cómo hacer una correcta gestión del stock en tu farmacia
CÓMO HACER UNA CORRECTA GESTIÓN DEL STOCK EN TU FARMACIA
CLAVES PARA GESTIONAR CORRECTAMENTE EL STOCK Y AUMENTAR LOS BENEFICIOS DE TU FARMACIA
La farmacia se sostiene sobre tres pilares fundamentales: contar con empleados que sepan vender bien los productos, tener clientes que sean fieles y proactivos y una buena gestión del stock. Vamos a quedarnos con este último pilar, porque puede influir en gran medida en el buen funcionamiento de la farmacia. ¿Cómo conseguir el equilibrio entre los productos que demandan los clientes y a la vez evitar que se acumule y provoque una pérdida de dinero? ¡Veámoslo!
El farmacéutico titular, como gestor de la oficina de farmacia, debe conocer al detalle cómo es la gestión del stock en su negocio. Por eso, debe conocer cómo aprovechar al máximo el espacio reducido que suelen presentar las farmacias para almacenar productos. A la óptima ejecución de esa tarea es lo que se conoce como gestión de stock. Analizamos en profundidad cómo hacerlo, qué fórmulas y métodos tener en cuenta y cuáles son sus beneficios.
TIPOS DE COMPRAS PARA FARMACIAS
Existen tres tipos de compras para las oficinas de farmacia: las directas, las de tipo transfer y las diarias. ¿En qué consiste cada una de ellas y cuáles son sus diferencias?
- Compra Directa
Aunque varía según el laboratorio, generalmente exige un mínimo de compra que permita amortizar los gastos de logística y envío. El plazo de pago suele ser de 30 a 90 días (hasta 120, si es precampaña). En este tipo de compras se debe calcular la rotación del producto. Si la compra se ajusta al tiempo de pago es la fórmula de compra más rentable, porque ahorra los recargos de equivalencia de los mayoristas y permite la autofinanciación porque se vende todo antes de pagarlo.
- Compra Tipo transfer
La hace directamente al laboratorio no obstante se gestiona a través del mayorista habitual. Aunque el laboratorio hace una venta menor de producto, la farmacia tiene ventajas con respecto al pago (aplazamiento de 15 a 30 días en general y hasta un año en productos estacionales) y el laboratorio mantiene una venta.
- Compra Diaria
Es la que se genera automáticamente en el programa por el proceso de venta de forma que cuando alcanza el stock mínimo, genera el pedido.
MÉTODO: ABC
¿Sabías que clasificamos los productos según sus ventas? El método ABC, es un métyodo muy útil que agiliza los procesos de almacenamiento en pequeñas y grandes empresas, en este caso, una oficina de Farmacia. Este método resulta muy útil para identificar los productos de mayor valor global según las necesidades de tus clientes y ayuda a tener control sobre el inventario a priorizar. De esa forma, los productos se clasifican en A, B o C:
- Artículos A
Estos productos son clave en el beneficio de la farmacia ya que son los más demandados y vendidos (Al menos, una unidad diaria). Por lo tanto, son los que más rotación experimentan y tienen una importancia estratégica. Este grupo está formado por un número reducido de referencias (unas 100). Se deben adquirir en cantidades que aporten la máxima rentabilidad al negocio. Estos productos generan cerca del 80% de los ingresos, por lo que es vital evitar entrar en rotura de stock.
- Artículos B
Representan el 10% del total de productos y su rotación y rentabilidad son intermedias. Se gestionan a través del ordenador y su stock mínimo será de 1 unidad y el máximo de 2. Su rotación es menor al de los artículos A, pero siguen siendo importantes y estratégicos para el negocio. Junto con los artículos del grupo A suponen el 60% de las ventas totales de tu negocio.
- Artículos C
Son artículos de muy baja rotación porque tienen muy poca demanda. Se suelen vender entre 1 y 15 unidades cada 6 meses-1 año. Suponen el 90% del total de referencias de tu farmacia. Su gestión no debe ocupar tiempo por la baja rentabilidad (el 30% de las ventas) que suponen, pero es aconsejable vigilar las existencias.
MÉTODO: MÍNIMO - MÁXIMO
Consiste en definir los niveles mínimos y máximos de los productos, como por ejemplo los pedidos estacionales. En cuanto se determinan ambos, cuando el inventario alcanza el volumen mínimo se realiza el pedido para alcanzar el volumen máximo.
FÓRMULAS PARA CALCULAR EL STOCK
Para optimizar al máximo la rentabilidad de tu negocio debes tener en cuenta el margen y rotación de los productos. O lo que es lo mismo, controlar el beneficio neto. Pero, ¿sabes cómo calcular el stock? Existen algunas fórmulas que debes conocer para evitar una rotura de Stock en tu Farmacia:
- Beneficio neto = margen – rotación
Es la fórmula que te permite calcular cuál es la cantidad de producto que debes mantener en la farmacia y te permite determinar la inversión máxima en existencias.
- IR (índice de rotación) = volumen total de salidas/ existencias medias
Representa el número de renovaciones de las existencias medias para satisfacer la demanda. Te permite identificar la mayor o menor permanencia de los productos en la farmacia.
- EM (existencias mínimas) = (cantidad máxima – cantidad mínima)/2
Representa el stock de seguridad que debes mantener para hacer frente a la falta de suministro por falta de stock de los laboratorios o exportaciones paralelas.
BENEFICIOS DE UNA BUENA GESTIÓN DEL STOCK
Optimizar el stock retorna mayores beneficios por lo que cabe destacar que propicia un negocio más rentable y te permite mantener un equilibrio entre oferta y demanda. Pero no son los únicos efectos:
- Aumenta el número de clientes, al evitar experiencias negativas de compra. Cuando un cliente acude a tu farmacia y no puedes servirle el producto que necesita, perderá la confianza y, posiblemente, no vuelva a tu establecimiento.
- Ayuda a identificar qué marcas funcionan mejor en tu local. De forma anual, puedes evaluar cuáles se ajustan mejor a tu público o son las más demandadas. De esa forma puedes comenzar a descartar las que no funcionan.
- Aumenta el control de las caducidades de los productos.
- Facilita los procedimientos de compras a laboratorios y proveedores.
- Mejora la organización de las categorías de la farmacia de forma diaria.
- Ayuda a aprovechar el espacio para los productos que realmente necesitas y decidir cómo deshacerte de los que no tienen demanda.
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